Willkommen beim Terminkoordinator
Dieser Assistent hilft Ihnen, möglichst viele Leute zu einem Termin unter einen Hut zu bringen. Der Terminkoordinator nimmt Ihnen dabei möglichst viel Arbeit ab. Sie müssen lediglich ein paar nötige Angaben machen.
Dazu gehören das Thema der Veranstaltung, Ihr Name, Ihre Emailadresse sowie die der anderen Teilnehmer.
Wie der Terminkoordinator funktioniert
Der Terminkoordinator bestimmt für Sie den optimalen Termin. Dabei berücksichtigt der Algorithmus folgende Punkte:
1. Termine, an denen ein oder mehrere "VIP-Personen" (siehe unten) nicht können, werden von der Terminfindung ausgeschlossen.
2. Es werden diejenigen Termine ausgewählt, an denen am meisten Teilnehmer können, unabhängig davon, ob sie "ungern" oder "gern" können.
3.
Von diesen Terminen werden diejenigen Termine bevorzugt, bei denen am meisten "gerne" können.
4. Gibt es am Ende des Prozesses mehrere gleichwertige Termine kann der Initiator des Termins einen Termin auswählen.
Hinweise zum Ausfüllen
Sollten Sie den Termin nur koordinieren und nicht selbst teilnehmen wollen, können Sie das Häkchen bei "Ich nehme selbst am Termin teil" entfernen. (Sekretariatsfunktion)
Bitte beachten Sie die viereckigen Felder neben den einzelnen Feldern für Emailadressen. Versehen Sie eines dieser viereckigen Felder mit einem Häkchen, so wird der entsprechende Teilnehmer 
als "wichtig für den Termin" markiert (VIP-Funktion). Fortan kommen nur Treffzeitpunkte und Orte in Frage, die für diese Person(en) in Frage kommen. Kann eine "wichtige" Person zu keinem Zeitpunkt oder lassen sich nicht alle "wichtigen" Personen zu einem Termin vereinen, so kann das Treffen nicht stattfinden.
BITTE BEACHTEN SIE: Gehen Sie mit dieser Funktion nur sehr restriktiv um. Sie ist z.B. für einen Vortragenden bei einem Vortrag gedacht, nicht aber für normale Teilnehmer. Falls der Terminkoordinator für Sie keinen optimalen Termin finden kann, liegt das ausschließlich daran, dass Sie zu viele Personen mit der VIP-Funktion ausgestattet haben.
Der Terminkoordinator unterstützt (in dieser Free-Version) bis zu acht verschiedene Terminmöglichkeiten.
Weiterhin können Sie - müssen aber nicht - einen Kommentar zu diesem Termin abgeben und eine Datei anhängen. Alle Teilnehmer erhalten diesen Kommentar und die Datei. Beachten Sie bitte, dass es nur möglich ist, eine einzige Datei von höchstens einem Megabyte zu verschicken. Das garantiert, dass auch Teilnehmer mit einer langsamen Internetleitung an dem Verfahren teilnehmen können. Aus technischen Gründen werden Uploads von mehr als zwei Megabytes nicht erfasst - Sie erhalten in einem solchen Fall auch keine Fehlermeldung.
Sobald Sie die nötigen Angaben gemacht haben, übernimmt der Terminkoordinator die Arbeit. An alle von Ihnen angegebenen Teilnehmer - Sie eingeschlossen - wird eine Email mit einem individuellen Link verschickt. Auf der Seite, zu der dieser Link führt, kann der Teilnehmer angeben, wie recht ihm die einzelnen Terminvorschläge sind.
Wenn alle Teilnehmer "abgestimmt" haben, berechnet der Terminkoordinator den besten Termin und benachrichtigt alle Teilnehmer.